Pani Joanno, skąd pomysł by wystawianie i otrzymywanie faktur odbywało się wyłącznie drogą elektroniczną?

Wprowadzenie KSeF to odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji procesów gospodarczych oraz zapewnienie większej transparentności i efektywności w zarządzaniu dokumentacją podatkową. Jest to krok w stronę uproszczenia i automatyzacji procesów księgowych, co ma przynieść korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i administracji podatkowej.

W ramach KSeF, podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w jednolitej strukturze, która jest powszechnie obowiązująca i zgodna z ustawą o VAT. Co ważne, struktura ta nie tylko uwzględnia dane wymagane przez przepisy podatkowe, ale również umożliwia zawarcie innych informacji, które mogą być istotne z biznesowego punktu widzenia dla obu stron transakcji.

Faktury będą tworzone w formacie XML, co zapewni ich jednolitość i łatwość przetwarzania w różnych systemach księgowych i finansowych. Co więcej, dla wygody użytkowników, system umożliwi wizualizację tych dokumentów również w formatach PDF i HTML.

Jak będzie wyglądał okres przejściowy wdrażania tego systemu? Jak się do tego przygotować?

Według ostatnich informacji z Ministerstwa Finansów, planowane obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pierwotnie zaplanowane na 1 lipca 2024 r., zostało przesunięte na późniejszy termin. Decyzja ta została podjęta w wyniku identyfikacji błędów, które uniemożliwiały wprowadzenie systemu w zakładanym terminie. Ministerstwo Finansów planuje przeprowadzić zewnętrzny audyt informatyczny systemu i na jego podstawie określi nowy termin wdrożenia. Przesunięcie terminu ma uwzględniać również opinie przedsiębiorców.

W okresie przejściowym przed wejściem KSEF warto wiedzieć, że jest to okres dobrowolności. Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, każdy podatnik VAT będzie zobligowany do korzystania z KSeF. Warto zaznaczyć, że dla niektórych grup podatników, jak ci zwolnieni z VAT, korzystający z kas rejestrujących czy wystawiający faktury uproszczone, termin ten może być przesunięty do 2025 roku. Dodatkowo ustawodawca wyłączył z tego obowiązku niektóre rodzaje faktur, na przykład te wystawiane przez podmioty zagraniczne czy dokumentujące czynności w ramach procedur OSS lub IOSS. Przed obowiązkowym wdrożeniem, przedsiębiorcy mają możliwość testowania systemu, co pozwala na identyfikację i rozwiązanie ewentualnych problemów technicznych oraz usprawnienie procesów wewnętrznych. W okresie przejściowym bardzo ważne jest, żeby przedsiębiorcy wybrało odpowiednie narzędzia, czy to darmowe aplikacje oferowane przez Ministerstwo Finansów, czy komercyjne rozwiązania. Aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów to „Aplikacja Podatnika KSeF” oraz „Aplikacja e-mikrofirma”.

Po wyborze odpowiedniego oprogramowania, kolejnym krokiem jest uwierzytelnienie w systemie. Metody uwierzytelnienia różnią się w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej. Można to zrobić poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Spółki i inne podobne podmioty muszą użyć elektronicznej pieczęci kwalifikowanej lub złożyć formularz ZAW-FA. Kluczowym aspektem jest również nadanie odpowiednich uprawnień w systemie KSeF. Umożliwia to delegowanie różnych zadań, takich jak wystawianie faktur, przeglądanie ich czy samofakturowanie. Uprawnienia można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, na przykład ograniczając dostęp dla konkretnych oddziałów. Ostatnim krokiem jest wybór metody logowania do systemu KSeF. Można to zrobić przy użyciu podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub tokena. Proces zdobycia tokena wymaga zalogowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów i wygenerowania tokena.

Na jakie wyzwania i trudności musimy być przygotowani?

Omawianie wyzwań można rozpocząć od prostych przykładów, jak brak możliwości przesyłania załączników wraz z fakturą eKSEF. Jest to jedno z wyzwań, ponieważ wiele transakcji biznesowych wymaga dołączania dodatkowych dokumentów wspierających np. Dokument CMR w Transporcie. Brak tej funkcji oznacza konieczność opracowania równoległych metod przesyłania tych dokumentów, co może prowadzić do komplikacji w śledzeniu i archiwizacji dokumentacji.

Osoby wystawiające faktury w firmach będą musiały liczyć się z wdrożeniem oddzielnego procesu fakturowania dla firm i konsumentów. Faktury wystawiane w systemie eKSEF będą dotyczyć tylko transakcji między firmami (B2B), podczas gdy faktury konsumenckie (B2C) pozostaną, poza tym systemem. To rozróżnienie wymaga od firm wdrożenia dwóch odrębnych procesów fakturowania, co może być wyzwaniem logistycznym i administracyjnym i skutkować może dodatkowymi kosztami związanymi z przeszkoleniem pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.

W systemie istotne będzie również precyzyjne zdefiniowanie momentów wystawienia i otrzymania faktury. To może wymagać dostosowania wewnętrznych procedur księgowych i zapewnienia, że wszystkie zainteresowane strony mają jasne zrozumienie tych krytycznych momentów.

Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na kilka innych aspektów. Szkolenie i adaptacja pracowników. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Wiele firm będzie musiało dostosować lub zaktualizować swoje obecne systemy księgowe, aby były kompatybilne z eKSEF. To może wiązać się z dodatkowymi kosztami i pracami programistycznymi. Także zrozumienie nowych wymogów prawnych i zapewnienie zgodności z nimi będzie kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych czy karnych.

Co robić w przypadku awarii systemu i problemów technicznych z eKSEF?

Ustawodawca przewidział różne rozwiązania dotyczące zasad wystawiania faktur w trybie awaryjnym, a ich przesyłanie różni się między sobą w zależności od sytuacji. W praktyce oznacza to, że np. faktury wystawione poza eKSEF w czasie awarii wynikającej z przyczyn leżących po stronie przedsiębiorcy będą musiały zostać przesłane do systemu nie później niż następnego dnia roboczego. Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli podatnik nie prześle faktury we wskazanym terminie z powodu tego, że zostanie ogłoszony komunikat o awarii systemu. Wówczas będzie on zobowiązany do wysyłki faktur w terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Wyjątkiem będzie też sytuacja, kiedy awaria zostanie ogłoszona w środkach społecznego przekazu – wówczas na podatniku nie ciąży obowiązek wysyłania faktur do systemu. Warto uwypuklić, że jeżeli awaria wynikła po stronie przedsiębiorcy to jednodniowy termin na usunięcie awarii leżącej po jego stronie jest stanowczo zbyt krótki. Środowiska specjalistów podatkowych podnoszą,

że zasadne byłoby przyjęcie możliwości wysłania faktur w pierwszym dniu roboczym po ustaniu awarii – tego jednak ustawodawca nie przewidział.

Jaka powinna być rola Ministerstwa Finansów we wdrożeniu eKSEF?

W idealnym scenariuszu, Ministerstwo Finansów powinno podjąć odpowiednie działania informacyjne i szkoleniowe, aby ułatwić proces adaptacji do nowego systemu dla wszystkich użytkowników. Brak takiej kampanii może faktycznie spowodować, że ciężar nauczenia i adaptacji spadnie głównie na księgowych i biura rachunkowe, co mogłoby znacznie zwiększyć ich obciążenie pracą oraz stworzyć ryzyko błędów i nieporozumień, szczególnie w początkowym okresie funkcjonowania systemu.

Ponadto organizowanie szkoleń, zarówno w formie online, jak i stacjonarnej, dla różnych grup użytkowników – od małych przedsiębiorców po duże korporacje – pomoże w lepszym zrozumieniu funkcjonalności systemu oraz w jego efektywnym wykorzystaniu. Ważne byłoby wsparcie techniczne i konsultacje. Uruchomienie dedykowanej linii wsparcia technicznego i konsultacyjnego, gdzie użytkownicy będą mogli uzyskać pomoc w przypadku konkretnych problemów lub pytań. Istotna jest także komunikacja Ministerstwa z księgowymi i biurami rachunkowymi.

Ministerstwo Finansów powinno wykorzystać różne kanały mediów, w tym media społecznościowe, radio, telewizję i prasę, aby dotrzeć do jak najszerszej grupy odbiorców z informacjami, jego znaczeniu i sposobie funkcjonowania. Owocna mogłaby być też współpraca z izbami gospodarczymi, stowarzyszeniami przedsiębiorców i innymi organizacjami branżowymi w celu rozpowszechnienia wiedzy o systemie. Efektywna kampania informacyjna i szkoleniowa przyczyni się do płynniejszego wdrożenia systemu oraz pomoże zapobiec potencjalnym problemom, które mogłyby wynikać z niedostatecznej wiedzy użytkowników na temat jego działania.

Dziękuję za rozmowę.